venerdì 1 marzo 2013

Mettiamoci la faccia! emoticon obbligatorie!



Ma di cosa dovrebbe avere paura la PA quando è valutata dal cittadino? Ovviamente di
essere valutata negativamente.
Rendendo obbligatorie le emoticon del progetto "Mettiamoci la faccia" del Ministero dell'Innovazione,
i nostri dirigenti e capiufficio si dovranno dar da fare per fare sì che il
cittadino valuti positivamente il servizio ricevuto.
Dovremmo avere il coraggio di organizzare qualcosa di simile, così alla fine saremmo
obbligati a lavorare meglio pensando alla qualità del servizio che offriamo.

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I miei interventi tratti da
La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.

Sull'anagrafe unica...


L'Anagrafe centrale richiama un concetto chiaro ed indispensabile: l'Unicità
del cittadino.
Attualmente i nostri nomi, cognomi, date di nascita ed altre informazioni
vengono replicate troppe volte, a volte storpiate o cambiate per errori di digitazione.
Se io nasco una sola volta, perché il mio nome deve essere digitato tante volte
se potrebbe essere "estratto" dall'Anagrafe unica? Perché posso avere la residenza
in due comuni e anche all'estero, se la legge non lo permette? La presenza
di una anagrafe unica impedirebbe tutte queste situazioni di inefficienza:
ogni settore amministrativo avrebbe i privilegi sulle informazioni di propria
competenza, e le inserisce o modifica agganciandosi all'Anagrafe centrale.
I Comuni, ad esempio, sono gli unici che potrebbero modificare dati anagrafici
e di residenza.
Le informazioni sulla patente le possono inserire o modificare solo le motorizzazioni.
Gli uffici periferici che possono aver bisogno di accedere alle informazioni del
cittadino possono farlo solo in lettura, o le possono modificare se sono dati di
propria competenza. Qualche esempio? Se qualche ufficio ha bisogno di
inserire una domanda o preparare un documento, i dati vengono prelevati dall'Anagrafe
centrale senza dover essere ridigitati.
Se vado a vivere all'estero l'ambasciata non mi può iscrivere all'Aire a meno
che il comune non mi cancelli prima dalla Apr.
Basta doppi inserimenti. Se ho bisogno della patente, la motorizzazione
prende i miei dati dall'Anagrafe centrale, senza bisogno di altri certificati e
documenti.
Il medico stesso potrebbe avere un sistema dove specificare che bisogna
portare gli occhiali alla guida, ecc… Le ragioni di una Anagrafe centrale sono
anche a livello di sicurezza. Ad ogni cittadino, inserito finalmente una sola
volta come cittadino italiano, corrispondono quei dati biometrici per il
passaporto.
Già oggi, se disponiamo di un passaporto elettronico, le nostre firme, foto e
impronte digitali si trovano in un data base, e questo è di fatto una parte di
quello che dovrebbe essere l’anagrafe centrale.
Tutti gli uffici amministrativi che vogliono sapere qualcosa su un cittadino
possono così ottenere informazioni solo chiedendole.
Un sistema di questo tipo offre anche più garanzie di controllo, poiché ogni
lettura o modifica di dati viene memorizzata in un log.


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I miei interventi tratti da
La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.

Ascoltare i cittadini



Le idee dei cittadini per migliorare la PA sono preziose, ma non trovano ascolto. Si deve
istituire, presso ciascuna amministrazione grande o piccola, centrale o periferica, un
ufficio o funzione apposita con un responsabile identificato, per ricevere le proposte e i
suggerimenti dei cittadini.
L'ufficio deve essere dotato di e-mail dedicata, fax, telefono con segreteria automatica e
indirizzo postale, in modo che qualunque cittadino possa entrare in contatto nel modo a
lui più congeniale.
Le proposte e i suggerimenti sono cosa diversa dai reclami e si possono raggruppare in
macro-categorie:
• risparmio economico;
• riduzione dei tempi di svolgimento;
• snellimento delle procedure;
• facilitazione di accesso degli utenti;
• miglioramento della qualità del servizio erogato.


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La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.

Piattaforma e-learning per dipendenti pubblici



La formazione è di fondamentale importanza e si dovrebbe prevedere un modo facile ed
economico di permettere ai pubblici dipendenti di seguire dei corsi di questo tipo.
Le tecnologie attuali permettono di impostare facilmente corsi virtuali di varia natura.
Esattamente come accade per i corsi on line attuali, il dipendente sceglierebbe un corso
di approfondimento per materia di competenza per poi dare un esame al computer, da
casa sua; a risultato ottenuto, il dipendente potrebbe ottenere un certificato che poi può
essere utilizzato per ottenere progressioni economiche e di carriera.
I corsi e gli esami possono essere preparati da esperti nel settore, mentre la piattaforma
degli esami può utilizzare i server delle stesse pubbliche amministrazioni che normalmente
hanno un buon livello di protezione.
Un esempio di organizzazione? Si crea un gruppo di rappresentanti dei vari ministeri,
enti locali, organizzazioni, ecc… Questo gruppo si potrebbe chiamare "Rappresentanti
della formazione continua nella PA" e identifica tutti i settori, le leggi e tutto quello che è
di competenza dei propri impiegati. Ad esempio, il Ministero dell'Interno emette
annualmente un documento che si chiama “Massimario dello Stato Civile” che contiene
molte cose fondamentali sull'argomento.
In questo caso, il gruppo ventilato potrebbe creare un test a risposta multipla che
fisicamente risieda sullo stesso server della intranet del ministero, oppure su uno dei
server della PA ed al quale solo gli impiegati dei comuni, o comunque del settore Stato
Civile possano accedervi. Chi supera il test, ottiene il certificato. Credo si tratti di un
sistema semplice, economico ed efficiente di formazione continua.


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La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.

Standardizzare le procedure



Si dice spesso che in Italia esiste disparità di trattamento da parte della PA verso i
cittadini a seconda del territorio, e si sente spesso dire che "meno male che vivo al nord"
parlando di comuni ed uffici "che funzionano" comparandoli con quelli che invece "non
funzionano".
Un esempio semplice: perché in qualche comune italiano per avere un certificato
bisogna per forza andarci di persona? Mentre in altri si può anche chiedere via posta? E
in altri anche via email? E altri ancora danno invece anche la possibilità di chiederli
online? C'è una giungla al riguardo, ma la PA dovrebbe essere uguale per tutti.
Standardizzare le procedure rappresenta un buon punto di partenza per garantire l'imparzialità
della PA nei rapporti con il cittadino e per diminuire le diverse "Italiette" che in
fondo fanno molto male al nostro Paese.


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La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.

Sportelli virtuali



Come diminuire l'afflusso della gente nei comuni e nelle istituzioni? Un modo è quello di
dargli la possibilità di ottenere ciò che vogliono senza andare nell'ufficio preposto, ma
collegandosi via internet a uno sportello virtuale.
I siti web ci sono, e le misure di sicurezza pure. Anzi, in alcuni comuni gli sportelli virtuali
sono già una realtà, almeno in parte, ma è una pratica che va diffusa a macchia d'olio, io
direi in maniera virale.
Ci vuole un progetto per "obbligare" i comuni e tutte le istituzioni che abbiano sportelli
per il pubblico a organizzare uno sportello virtuale dove ricevere le richieste dei cittadini
e accettare i pagamenti on line per le marche da bollo.
I documenti poi saranno inviati via posta elettronica certificata a garanzia di avvenuta
consegna. Se ci fosse la volontà di agire in tal senso, in meno di sei mesi tutti i comuni
d'Italia potrebbero offrire un servizio del genere. Le conseguenza sarebbero: uffici meno
intasati, meno traffico in città, meno stress per tutti, il cittadino sarebbe più contento, gli
impiegati pure, e la nostra PA avrebbe fatto un passo in più verso l'eccellenza.


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I miei interventi tratti da
La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.

Esperti e.e.e.



In molti crediamo che le leggi che permetterebbero alla PA di funzionare meglio ci sono,
ma siamo anche d'accordo che non vengono applicate come dovrebbero, o che magari
andrebbero migliorate.
Alcune di esse invece sono rimaste allo stato teorico e non sono state accompagnate da
istruzioni chiare ed univoche per la loro applicazione immediata, senza lasciare spazio a
interpretazioni varie che poi di fatto rendono difforme l'operato della PA da un ufficio
all'altro. In altri casi, invece, il cittadino che si scontra contro il muro della PA trova
difficoltà ad agire in maniera semplice ed immediata nel suo legittimo interesse in
quanto i meccanismi attuali tendono a "corazzare" la PA per difenderla da attacchi
esterni. In fondo cosa cerchiamo?
Economicità: vale a dire assenza di sprechi.
Efficienza, efficacia: fare di più con meno, fare meglio nei tempi previsti.
Equità: il servizio è lo stesso per categorie simili di cittadini.
Ma chi controlla queste cose nella PA? C’è veramente qualcuno che in maniera
continuativa raccoglie dati, analizza situazioni e proposte, indica strade alternative, o addirittura
impone cambi di procedure o nuove metodologie di lavoro senza che passino
mesi? Forse servirebbe una entità dinamica, "viva", elastica, che si sappia adattare ai
nuovi sistemi di comunicazione, che possa agire in maniera autonoma contattando i
singoli responsabili per interpellarli, per chiedere chiarimenti su procedure, per allertarli
su eventuali errori procedurali commessi.
Che sappia interagire con i cittadini e che sia in grado di dare una risposta senza che
passino periodi lunghi di attesa.
Una entità che sia anche al servizio del cittadino per le sue lamentele e segnalazioni, che
cerchi di rendere la PA coerente con i suoi principi.
Un vero e proprio "polipo" che con i suoi tentacoli riesca ad entrare in ogni ufficio alla
ricerca del conseguimento di quei principi che troppo spesso sono solo un miraggio.
Questa entità potrebbe essere formata da un gruppo di persone che sotto l'etichetta di
"Esperti e.e.e." (o qualcosa di simile) siano portatori locali, ognuno nella propria organizzazione,
della bandiera di controllo, analisi, raccolta dati e trasmissione delle idee e
comunicazioni dei "pensatori" che a livello centrale hanno analizzato e deciso sui diversi
problemi segnalati dai "tentacoli".
Non so se questa idea sembra fattibile, ma credo che senza un canale attivo di comunicazione semplice ed immediato tra cittadini e responsabili, e senza la possibilità
di agire immediatamente senza passare attraverso livelli procedurali interminabili,
allora non ci sarà mai un vero controllo del sistema. Del resto, senza controllo come potremmo
migliorare le procedure?

Pec obbligatoria per tutti



Rendiamo la PEC obbligatoria per tutti: dai cittadini agli uffici pubblici e privati d ogni
tipo, esattamente come lo è il codice fiscale. Le ragioni sono molteplici:
• per dematerializzare ed evitare di stampare ed inviare lettere, certificati
e documenti che altrimenti potrebbero essere mandati via mail;
• per migliorare l'efficacia della PA, visto che con la PEC nessuno può sostenere
di "non aver mai ricevuto" il documento;
• per semplificare, visto che inviare una mail è azione molto più veloce di
qualsiasi altra forma di comunicazione scritta;
• per migliorare e semplificare la comunicazione con il cittadino.


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I miei interventi tratti da
La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.

Idee per una P.A. migliore



Alcuni dei miei commenti sulle idee di altri innovatori. Tratto da
La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.
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"L'innovazione è materia di tutti. Più paletti, più limiti alla diffusione di idee,
più regole di controllo ci sono e meno idee verranno fuori.
Ci vuole una struttura organizzativa che permetta a chiunque abbia una idea,
indipendentemente dal fatto che sia un impiegato o un utente, ed indipendentemente dal titolo di studio o dal ruolo nell'organizzazione, di farla arrivare a
chi possa analizzare ed eventualmente sviluppare il concetto.
La mia proposta è quella di creare una figura, che esattamente come l'esperto
delle legge sulla sicurezza del lavoro, o come un rappresentante sindacale, si
occupi di proporre idee nuove o di raccogliere e veicolare (senza decidere lui
da solo) le idee dei colleghi e degli utenti che si rivolgono alla propria organizzazione.
Una figura che si possa dedicare a queste questioni qualche ora al mese, nell'orario
di lavoro, e intercambiare idee, opinioni e lavorare su proposte di
semplificazione e di riorganizzazione, con lo scopo di rendere l'azione amministrativa
più efficiente, economica, efficace.
È una figura che dovrebbe essere presente in ogni comune, in ogni ufficio
Inps, in ogni motorizzazione, in ogni ufficio periferico, in ogni rappresentanza,
in ogni ufficio amministrativo dove si possa innovare.
Sarebbe eletto dai propri colleghi, e per accedere al ruolo non ci sarebbero
requisiti di sorta, o richieste di titolo o grado. Può essere anche nominato da
chi è già nominato in quel ruolo. Per essere eletti basta sentirsi innovatori e
formulare proposte concrete di innovazione."
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"Quando si parla di innovazione dobbiamo sapere che si tratta di una delle cose
più semplici da attuare.
Ad esempio, basterebbe che norme, circolari o disposizioni fossero assolutamente
non interpretabili, e che nelle stesse fossero anche incluse le procedure,
del tipo "come fare" e "come e a chi chiedere informazioni in caso di minimo
dubbio"."
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"Ritengo che tutti i dipendenti, senza differenza di grado, debbano essere
punibili. Cosa significa limitare la cosa solo ai capi?
Spesso loro neanche sanno che il dipendente sta rifiutando di emettere un
atto. E badate bene che chi scrive è un semplice assistente amministrativo.
Se è vero che la punibilità del pubblico dipendente in questo momento è
limitata, allora si deve agire al riguardo.
Si tratta di un deterrente importante che alla fine renderà tutti i dipendenti responsabili
delle proprie azioni e delle proprie decisioni."
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"Se è vero che i dirigenti e i capi ufficio
sono di fatto incapaci di sanzionare ed iniziare provvedimenti disciplinari
verso chi non fa il proprio dovere, allora si potrebbero creare i "vigili della PA"
che in qualche modo avrebbero il compito di sanzionare.

Potremmo creare un gruppo autonomo di "Vigili della PA" che ha come
obiettivo scovare gli inadempienti, antieconomici, antiefficienti, antiefficaci. E
visto che non potremmo dare multe, diamo una bella nota di demerito
pubblico, in un sito web pubblico a tutti quelli che se lo meritano. Avvisando
anche tutto il personale di quella organizzazione della nota di demerito."
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"Sono d'accordo sui premi ai dipendenti pubblici che promuovono etica e
legalità, ma forse rivedrei un pò il sistema che proponi del forum pubblico.
Comunque, l'idea di incentivare i membri della PA per partecipare al risanamento
dell'amministrazione pubblica mi sembra ottima.
Sono loro quelli che possono apportare le conoscenze pratiche e segnalare
cosa c’è che non va, cosa dovrebbe o potrebbe essere cambiato."
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"Organizzare, semplificare, rendere i meccanismi più efficienti e più semplici:
questo è uno dei modi migliori di innovare.
Sicuramente accorpamento e riorganizzazione possono rivelarsi una strategia
vincente nella ricerca di una PA migliore."
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"In effetti punterei alla standardizzazione dei siti web dei comuni, e le questioni
turistiche le lascerei ad altri siti web.
Magari il sito del comune può comunque avere dei link che portino a quei siti.
Vedete i siti delle prefetture, o della polizia? Sono tutti uguali, ma con contenuti
personalizzati. Questa è la cosa che mi sembra più intelligente quando
parliamo di uffici statali o di servizio pubblico.
Non mi sembra "smart" e all'altezza di un Paese come il nostro lasciare lo
sviluppo del sito del comune a qualcuno che conosciamo, come spesso succede."


Concorso “Nuove idee per una nuova PA”


Propongo di organizzare un concorso a premi dove si chiede a tutti gli impiegati pubblici
- senza distinzione di grado o contratto e che lo desiderino - di identificare un problema
e di proporne una soluzione concreta, rispettando però un massimo di parole.
Ad esempio, se il problema è la diffusione e pubblicizzazione della PEC nei comuni dove
non è ancora applicata, la soluzione potrebbe essere che i prefetti emanino una circolare
nella quale definiscono una sanzione (o qualcosa del genere) per i Comuni che a una
certa data non hanno la casella PEC istituzionale.
Poi, un vero e proprio "gruppo di pressione" di innovatori preparerà il "piano di attacco"
per cercare di far sì che le segnalazioni diventino realtà.

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I miei interventi tratti da
La carica delle 101 - Idee per una PA migliore" - FORUM PA EDIZIONI, marzo 2012.