martedì 13 novembre 2012

Le firme autografe, a stampa o digitali nella Pubblica Amministrazione

Le firme autografe, a stampa o digitali nella Pubblica Amministrazione

Mi chiarisco un pò le idee.

Gli impiegati pubblici, lavorano quotidianamente circondati da smartcard ed allegati di posta elettronica firmati digitalmente.
Visto che - come è solito nostro - anche in questo campo le disposizioni sono  frammentate, spesso difficili da individuare, interpretare, ho cercato di mettere un pò di ordine sull'argomento. Questo è il risultato.

La firma sui certificati e sugli atti amministrativi. Ma serve ancora oppure no?

Parlando di firme, (siano esse digitali, autografe o stampate), pochi sono gli atti amministrativi che essendo privi di sottoscrizione sono validi. 

In questa categoria rientrano per esempio tutti gli atti privi di rilevanza esterna che non hanno vita propria ma che sono strumentali al provvedimento finale “c.d. atti endoprocedimentali”.

In parallelo, sono validi senza firma tutti gli atti amministrativi se la provenienza dell’atto è ricavabile da altri elementi diversi dalla firma, sempre e quando l’attività amministrativa posta in essere consista sostanzialmente in certificazioni o accertamenti di fatto, o nella riproduzione del contenuto di altri atti.

Per tutti gli altri casi, la sottoscrizione del provvedimento amministrativo costituisce requisito per la sua validità, sottoscrizione che deve necessariamente provenire dalla persona fisica autorizzata ad emanare l’atto (una delega può bastare).
Nel caso di mancanza della sottoscrizione, l’atto è nullo proprio per l’impossibilità di riferire tale atto a un determinato soggetto.

La conclusione è che nelle normali attività quotidiane, la firma del funzionario responsabile è ancora necessaria e deve essere presente, in qualsiasi delle forme previste.

Quale firma apporre? Autografa? Stampata? Digitale?

Qui iniziamo direttamente dalla fine, e cioè la risposta.
Alla luce di quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale, credo si possa affermare che
 “A meno che espressamente previsto in maniera diversa dalla legge, nei rapporti tra le P.A. la firma da apporre e’ quella digitale.”

Questo discende direttamente dall’art. 24 comma 2 del CAD che infatti prevede che
 “l'apposizione di firma digitale integra e sostituisce l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente”.

Le parole  “SOSTITUISCE”, “DI QUALSIASI GENERE” e “AD OGNI FINE PREVISTO” lasciano - finalmente - veramente poco spazio a possibili interpretazioni. Basta timbri. Basta firme autografe.

Ogni qual volta che si nel verificare la provenienza del documento si verifica UNA delle seguenti ipotesi:


  1. le comunicazioni sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; 
  2. le comunicazioni sono dotate di segnatura di protocollo conforme alla normativa vigente; 
  3. è possibile accertarne la provenienza sulla base di quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche; 
  4. le comunicazioni sono trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata. 
  5. l'atto non fa scaturire effetti gravemente lesivi nella sfera giuridica del destinatario
In tutti questi casi, la firma autografa non è necessaria. E' invece sufficiente la firma a stampa.


Piccolo excursus sulle firme

La firma autografa.
Dal punto di vista materiale si tratta di un segno apposto manualmente da un soggetto su un supporto contenente informazioni (la carta!).

La firma autografa collega univocamente il soggetto firmante e il documento stesso, essendo quasi impossibile che due soggetti diversi firmino esattamente allo stesso modo.

Pur senza definire cosa sia la firma, Il codice civile disciplina gli effetti giuridici di un documento sottoscritto, effetti che possono quindi essere:


  1. La firma identifica l’autore del documento;
  2. Attribuisce la paternità del documento: con la sottoscrizione l’autore del documento si assume la paternità dello stesso anche in relazione al suo contenuto; a questo proposito si parla di non ripudiabilità del documento sottoscritto;
  3. Garantisce l’integrità del documento: Almeno in teoria, il documento sottoscritto manualmente protegge da alterazioni materiali da parte di persone diverse da quella che lo ha posto in essere.


La firma  a Stampa
Il comma 2 dell’art. 3 del D.L. 39/93 “Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche” introduce la possibilità di sostituire la firma autografa con la firma a stampa (1), ed in particolare determina l’esigenza di conoscere la provenienza e il responsabile degli atti amministrativi emanati attraverso i sistemi informatici o telematici ed in particolare 


“ gli atti devono essere accompagnati dall'indicazione della fonte e del responsabile dell’immissione, riproduzione, trasmissione o emanazione”


Prevede espressamente che 

se per la validità di tali operazioni e degli atti emessi sia prevista l'apposizione di firma autografa, la stessa è sostituita dall'indicazione a stampa, sul documento prodotto dal sistema automatizzato, del nominativo del soggetto responsabile”.

Era dunque necessario che ogni atto amministrativo riportasse almeno il timbro del nominativo del responsabile e che fosse chiara la fonte del documento.

Già vent’anni fa quindi, si era deciso che “lo scarabocchio” della sottoscrizione autografa non era  dopotutto l’unico mezzo per identificare il soggetto che pone in essere l’atto amministrativo.


(1) Nota: A dire il vero, la giurisprudenza ha limitato l’ambito di applicazione della suddetta norma agli atti certificativi e ai c.d. “atti amministrativi in senso stretto”, ovvero a quegli atti provenienti dalla PA la cui emanazione non richiede una valutazione discrezionale, né una motivazione calibrata al caso concreto. Al contrario, quando dall’atto amministrativo possono scaturire effetti gravemente lesivi nella sfera giuridica del destinatario, l’indicazione a stampa del nominativo del responsabile non sarà più sufficiente, e sarà necessaria la firma autografa o, quantomeno, un sicuro metodo che garantisca la certa attribuzione di paternità del documento e, dunque, l’individuazione dei soggetti ai quali imputare la volontà esternata.

La firma digitale
Già nel 1997 l’art. 19 del DPR 513, “Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici” inizia a delineare le caratteristiche della firma digitale.

In particolare, l’art. 18 ribadisce quello che era già stato stabilito 4 anni prima con il D.L. 39/93, vale a dire che 


“Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione, archiviazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato l'operazione.”

L’art. 19 (diventato l'art.25 del Testo Unico - DPR 445/2000) trasforma l’analogo articolo della legge del 1993 sostituendo le parole “firma a stampa” con “firma digitale”, aggiungendo però un ulteriore elemento che dovrebbe far sotterrare definitivamente il passato; La firma digitale d’ora in poi sostituirà tutte le altre firme o timbri. Addio per sempre mio bello scarabocchio! (almeno in teoria...)


L'uso della firma digitale integra e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.

La firma digitale, dunque, essendo è equiparata e sostituisce a tutti gli effetti alla sottoscrizione autografa o a stampa ed è un mezzo alternativo a quest’ultima per l’attribuzione della paternità del documento.

Si badi bene che la parola “sostituisce” non indica di per sè che la firma autografa o a stampa non sono più valide. Non potrebbe essere in nessun modo altrimenti poiché in caso non si dispongano di mezzi informatici, l’atto amministrativo deve comunque essere valido.

D’altra parte,  l’apposizione della firma digitale sul documento amministrativo rende inutili vecchie procedure o caratteristiche del documento, come ad esempio l’esistenza di un timbro a secco o di metallo, la stampa su carta speciale, ecc.

Quindi, per quanto riguarda la validità di un atto emanato e firmato digitalmente ed emesso da un sistema informatico della pubblica amministrazione 


la validità e l’efficacia dello stesso è riconosciuta al documento virtuale presente nel sistema informativo della pubblica amministrazione, a prescindere dalla sua trasposizione sul tradizionale supporto cartaceo e dalla sottoscrizione autografa.

Buona firma colleghi!!! (...digitale, s'intende...)

1 commento:

  1. L'accettazione del sistema della firma digitale nelle differenti amministrazioni ha permesso di semplificare appena appena tutta la burocrazia che cinge questi differenti organismi, e ciò è molto apprezzabile.

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